Messagerie professionnelle

L'email est depuis des années le moyen de communication de référence au sein des entreprises. Que ce soit pour de la communication interne ou externe, l'email est le moyen le plus efficace pour être sûr que notre interlocuteur reçoive bien notre message.

Il existe, bien entendu, des messageries gratuites et accessibles à tous, mais elles sont plutôt recommandées pour les particuliers. Pour une entreprise qui possède un nom de domaine professionnel, il est plus judicieux de posséder une adresse mail professionnelle avec son propre nom de domaine, qui est souvent celui de la marque ou du site.

Voici les 5 raisons principales de privilégier une messagerie professionnelle à une messagerie gratuite.

I.1.Chaque email vous fait de la publicité

Cette adresse mail professionnelle vous permet de promouvoir votre marque à chaque moment lors de vos communications. En effet, le domaine que vous utilisez pour votre messagerie est dans la grande majorité des cas le même nom que votre marque, entreprise, site web. Ce nom de domaine va donc contribuer à la promotion de votre entreprise à chaque email envoyé.

L'interlocuteur sera plus attiré par ce nom de domaine et fera toujours plus attention et confiance à une adresse email comme "xx@nom-de-domaine.com" qu'à une adresse gratuite avec Hotmail par exemple. De plus, n'oubliez pas de faire attention à votre signature en fin de message, car elle aussi présente une importance capitale à chaque envoi, il est conseillé d'y nommer des données pertinentes sur votre entreprise et sur l'expéditeur de l'email.

I.2.Adieu les spams et virus

Concernant les spams, une messagerie professionnelle relève deux fonctionnalités utiles pour toute entreprise :

  • La première vous évite de finir dans les spams de vos interlocuteurs, qui sont potentiellement de futurs clients ou fournisseurs. Ce serait dommage de convaincre un prospect par voie orale et qu'il ne lise jamais votre devis ou proposition de vente, car il a fini sa route dans ses spams. Il faut savoir que c'est un cas qui arrive très régulièrement avec des adresses email gratuites. Une adresse mail professionnelle est souvent reconnue comme fiable aux yeux des messageries, cela est donc bénéfique pour l'entreprise.
  • La majorité des hébergeurs propose des antivirus ou des antispams pour vous protéger contre tout contenu malveillant. Ces filtres vont bloquer les messages dangereux pour vous assurer une sécurité optimale qui vous empêchera de perdre vos emails en cas de virus. De plus, si un virus parvient à atteindre votre boîte mail, la plupart de ces filtres assurent des sauvegardes de vos échanges.

I.3.La fonctionnalité catch-all

La fonctionnalité catch-all correspond au regroupement de tous les emails envoyés sur les messageries de votre nom de domaine dans votre boîte mail si vous le désirez. C'est une possibilité très

pratique pour les indépendants qui peuvent désormais regrouper toutes les parties administratives, comme la comptabilité, le service client … en une seule et même boîte mail.

Dans le cas où l'entreprise grandit, vous pourrez toujours conserver ces mêmes adresses en les rendant autonomes via le tableau de bord de votre hébergeur.

I.4.Une adresse mail pro augmente votre crédibilité en tant que marque

L'achat d'un nom de domaine pour une messagerie pro est considéré comme un gage de sérieux pour de nombreux interlocuteurs. En effet, l'adresse email liée au nom de la marque ou du site internet est souvent plus rassurante pour les clients et fournisseurs. La cause ? Toutes les arnaques que l'on peut désormais trouver juste en ouvrant sa boîte de spams quotidiennement, et il est toujours possible dans la tête d'un prospect qu'un spam se glisse dans ses emails. Alors, pour éviter la confusion, un devis provenant d'un "xx@gmail.com" est toujours moins crédible qu'un devis envoyé de "xx@nom-de-la-marque.com".

I.5.Un espace de stockage adapté

Dans la grande majorité des cas, les messageries professionnelles possèdent un plus grand espace de stockage que les messageries gratuites. Et si vous avez besoin d'une mémoire plus volumineuse, il est toujours possible d'adapter votre boîte mail en contactant votre

hébergeur (votre site a vous) ou en vous rendant directement sur le tableau de bord du nom de domaine, cela dépend du service.

Pour résumé, le fait de posséder une messagerie professionnelle est toujours globalement très bénéfique pour une entreprise, quelles que soient sa taille et son importance. Elle va permettre d'assurer le sérieux de la marque, ce qui facilite déjà la conversation avec un prospect ou un potentiel fournisseur. L'adresse email professionnelle est un investissement qui a toujours fait ses preuves face aux interlocuteurs qui se sentent plus en sécurité et pris au sérieux.

De plus, si vous êtes présent sur internet, votre messagerie vous sert également de publicité, car elle contient votre nom de domaine. Enfin, les messageries gratuites nous réservent parfois de (mauvaises) surprises comme nous l'avons vu encore il y a quelques jours avec le cas des clients Mail gratuits sur Mac. Avec une messagerie professionnelle, votre sécurité et la protection de vos données sont garanties par votre hébergeur.

I.ZIMBRA

ZIMBRA est une solution de messagerie et de travail collaboratif complète qui s’appuye sur le meilleur de l’open source. Il offre tous les composants essentiels d’une solution de messagerie, y compris la sécurité. Client Web très évolué (AJAX) offre une ouverture totale.

PRESENTATION DES FONCTIONNALITES :

Client Web :

Interface-navigateur, Ajax se comporte comme une application, avec des fonctions telles que :

  • Glisser-déposer
  • Partage et collaboration avec types de données (applications, contacts, calendriers, documents, tâches, etc.).
  • Recherche puissante et instantanée (support de plus de 200 types de pièces jointes, dossiers de recherches enregistrées. etc.).
  • Création de documents en ligne : messagerie instantanée avec archivages des échanges.
  • Navigateurs supportés : Internet Explorer, Firefox, Safari.
  • Plateformes supportées : Windows, AppleOS X, Linux.
     

Client Zimbra Desktop :

Zimbra Desktop supporte l’accès hors ligne aux contenus Zimbra Web :

  • Synchronisation complète de boite aux lettres en local (messages, annuaires, calendriers, documents, fichiers, tâches. etc.)
  • Consolidation des comptes POP/IMAP en environnements Mac et Linux, Yahoo Mail, Gmail, AOL, Hotmail et d’autres.
    Autres clients de messagerie :
  • Synchronisation MAPI native avec Outlook 2003, 2007, 2010, 2016 (avec délégation et accès hors ligne)
  • Synchronisation native avec les applications Apple Desktop (connecteur Zimbra iSync), support du protocol CalDAV
  • Support des clients POP3 / IMAP4
  • Clients supportés : Outlook, Entourage, Thunderbird, Apple Mail, Sunbird, Novell Evolution.

Mobiles :

  • Synchronisation native sans fil avec smartphones sous Windows5+, Palm, Symbian, Iphone
  • Synchronisation native avec les périphériques BlackBerry (à travers connecteur BES)
  • Accès aux fonctions Zimbra (e-mail, contacts, calendrier, tâches, etc.) avec navigateur Web mobile supportant HTML.
  • Synchronisation sans fil avec la plupart des périphériques J2ME (ex : Motorola RAZR 2).

Administration :

  • Gestion par console d’administration Ajax et interface à ligne de commande (CLI)
  • Assistants de migration pour Exchange, Domino, GroupWise, plus migration IMAP standard.
  • Backup/restauration de boites aux lettres en temps réel
  • Gestion hiérarchique des données avec annuaire LDAP (Active Directory, Open LDAP, etc.) en standard
  • Compatibilité avec des architectures multi-domaines et multi-entités
  • Fonctions de délégation de l’administration très poussées.
     

POINTS FORT :

Ouverture :

Zimbra offre des possibilités très étendues en matière d’ouverture avec des applications tierces, au travers d’API et de protocoles standards (XML, HTTP/S, SOAP, LDAP, SIP, VoIP, iSync, RSS, Atom, iCal, CalDAV, WebDAV).
Administration :

L’interface d’administration Web offre des outils puissants pour gérer vos comptes (au travers de profils), fournit des outils d’exploitations (sauvegarde, restauration, gestion des queues, statistiques) simples et permet la personnalisation de l’interface utilisateur.

Sécurité :

Vu, le niveau de confidentialité et de sensibilité des informations et communications au sein de l’entreprise, il est fortement recommander de ne pas utiliser les outils grand publics tels que : Yahoo mail, Hotmail, etc. suceptible d’être lu et exploité par des personnes tierces. C’est le cas des courriels confidentiels de la démocrate Hillary Clinton aux Etats-Unis diffusés par Wikileaks depuis sont comptes Hotmail.